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Times remotos: o que aprendi liderando 25 pessoas no Olist

Quando entrei para ser CTO no Olist, há dois anos, meu desafio era claro: reconstruir a equipe de tecnologia, usando um modelo bem tradicional de contratação, e fazer a manutenção do sistema que usávamos na época. Mas esse escopo mudou por completo no momento em que decidimos reescrever o sistema do zero. Como o tempo era muito curto, fui conversar com o Tiago, CEO do Olist, para contratar mais desenvolvedores. Ele deu sinal verde para a contratação, mas quando falei que os melhores desenvolvedores que eu conhecia moravam em diferentes lugares do Brasil e não estavam dispostos a mudar para Curitiba ele torceu o nariz.

O Tiago já tinha tentado o modelo de trabalho remoto antes, sem sucesso, e eu entendia o seu pé atrás. Antes de entrar para o Olist, eu trabalhei como desenvolvedor remoto para uma empresa em São Paulo e tinha sido bem desafiador. Lembro que na época a empresa patinou durante um ano para conseguir fazer esse modelo dar certo. Mas foi por essa experiência, e por já ter visto o outro lado, que consegui convencê-lo de que poderia fazer o modelo de trabalho remoto funcionar no Olist.

Hoje, temos mais de 25 pessoas trabalhando remotamente dentro do nosso time de tecnologia. Ainda estamos aprimorando os fluxos, mas já colhemos alguns aprendizados que podem ser compartilhados com outros empreendedores que passam por um desafio semelhante.

Afinal, o que é trabalho remoto?

É comum a confusão entre o home office e trabalho remoto, mas a diferença é grande. Quando uma pessoa trabalha remotamente, ela não precisa, necessariamente, trabalhar de casa. Ela pode ir para um café, um coworking ou até mesmo para o escritório da empresa.

O TRABALHO REMOTO NÃO É ONDE VOCÊ TRABALHA, MAS O MINDSET QUE VOCÊ USA PARA TRABALHAR COM UMA EQUIPE QUE NÃO ESTÁ FISICAMENTE COM VOCÊ.

Eu demorei muito para entender isso. A ficha só caiu, na verdade, quando comecei a conversar com pessoas que trabalhavam em empresas nas quais esse modelo já estava consolidado.

Uma das conversas mais marcantes que tive foi com um amigo desenvolvedor que trabalhava em uma empresa inglesa. O modelo deles é tão radical que nem escritório têm. Dá para imaginar? Durante a conversa, ele me explicou que o mais importante para esse modelo funcionar é a disciplina do profissional que você contrata e a clareza dos processos.

Essa reflexão é fundamental para o empreendedor que está questionando a validade do modelo. Antes de tomar a decisão, é importante analisar para qual perfil de empresa o trabalho remoto faz sentido.

O trabalho remoto faz sentido na sua empresa?

Não existe um momento certo ou um número de funcionários mínimo para você implementar esse modelo. O mais importante é observar que a dinâmica e os processos de trabalho são diferentes dos usados com times que convivem presencialmente. Há um tempo, conversei com um empreendedor interessado no trabalho remoto. Ele me contou que a cultura da empresa valorizava muito momentos de Happy Hour e comemorações em grupo depois de grandes conquistas. Rituais como esses são valiosos para manter a cultura viva e, por isso, o modelo de trabalho remoto pode causar o descolamento desses profissionais com o DNA do negócio.

Além disso, a atualização rápida que antes acontecia com um encontro no corredor, agora depende de ligações ou dashboards compartilhados. Por isso, os processos precisam ser bem documentados, caso contrário o time se perde e não tem uma visão ampliada sobre o andamento das entregas. O time precisa saber exatamente o que é esperado de cada um e em quanto tempo isso deve ser entregue. Se a sua empresa está crescendo em um ritmo acelerado e os processos não são uma prioridade, esse não é o melhor momento para um time remoto.

No caso dos times de tecnologia, a vantagem de contratar profissionais do mundo inteiro precisa ser balanceada com a velocidade de desenvolvimento de produto. Em algumas fases, é necessário colocar todo o time em uma sala com um quadro branco para rabiscar suas ideias e sair com soluções definidas em algumas horas. Uma possibilidade que não existe com o time remoto.

No Olist, tentamos criar um processo que reproduzisse ao máximo a riqueza de uma dinâmica como essa. Um dos nossos desenvolvedores se oferece para fazer um rascunho e depois discutimos com o resto do time por teleconferência. Um processo que costuma levar alguns dias por aqui, mas que, com um time físico, duraria apenas uma tarde. Essa velocidade é aceitável para a maturidade de produto que temos no Olist, mas talvez para a sua empresa esse ritmo seja inviável. Estamos em busca de alternativas online que minimizem esta necessidade presencial.

O último ponto, que na verdade chega a ser até um mito, é entender que trabalho remoto não é uma forma de reduzir custos. Você pode até pensar em contratar alguém de um estado com base salarial menor. Porém, é importante considerar os custos de transporte e acomodação, considerando as viagens que essa pessoa fará para o escritório ao longo do ano. Soma-se a isso outras despesas como internet, equipamentos e local de trabalho — caso a pessoa escolha trabalhar em um coworking. Para optar por esse modelo, sua principal motivação deve ser a agilidade  e produtividade que um time remoto oferece.

Como contratar profissionais remotos

Depois de considerar os pontos acima, se você decidir seguir por esse modelo de trabalho, é importante conhecer o perfil do profissional a ser contratado.

Três características são essenciais:

Autogestão: responsabilidade, proatividade e capacidade de gerir o próprio tempo, de acordo com as entregas planejadas.

Seguir bem os processos: entender como as tarefas são executadas, as decisões tomadas e os projetos geridos para conectar o seu papel com o do resto do time.

Trabalhar bem em equipe: o profissional precisa saber e gostar de trabalhar em equipe. Isto propicia o engajamento e simplifica a gestão, que é dividida com as atividades realizadas em grupo.

No Olist, usamos a entrevista inicial como filtro para identificar esse perfil. Perguntamos o que o candidato acha do modelo, pontos positivos e negativos que enxerga, pois assim entendemos se ela poderá se adaptar, mesmo sem nunca ter trabalhado remotamente. Além disso, a conversa é feita sempre por videoconferência, não presencialmente. Dessa forma, ele tem uma pequena amostra de como seria sua rotina de trabalho.

Para os programadores, fazemos também uma dinâmica na qual o candidato trabalha com um dos desenvolvedores do nosso time, usando um ambiente compartilhado, ou seja, dividindo a mesma máquina virtual. Em paralelo, o VP de Tecnologia do Olist, Daniel Vainsencher, e eu, assistimos à dinâmica como expectadores.

Dessa forma, analisamos o comportamento do candidato:

 - Ele se comunica bem?
 - Sabe explicar o problema para o outro desenvolvedor?
 - Mostra-se aberto a ouvir sugestões?
 
Incluir a experiência do trabalho remoto durante o processo seletivo dos candidatos é uma ótima forma de filtrar profissionais que podem ser excelentes, mas não se adaptariam ao modelo de trabalho proposto.

A nova legislação sobre trabalho remoto

Há quase dois anos, a Daiane Peretti, Head of People do Olist, tem estudado uma maneira de formalizar  esse modelo de trabalho com o sindicato, antes mesmo da reforma trabalhista.

Iniciamos em 2016 a conversa com o Sindicato, na época existiam poucas empresas trabalhando com essa modalidade e a legislação não previa o trabalho remoto. As empresas buscavam fazer um acordo sindical para formalizar o trabalho à distância. Quando tivemos a notícia que a reforma trabalhista iria contemplar esse tema, resolvemos aguardar a sua aprovação. Este ano nos adaptamos à nova CLT.

Na prática, as mudanças da nova legislação podem ser resumidas abaixo.

É preciso ter um aditivo de contrato, a partir do contrato de trabalho, indicando que o profissional trabalha remotamente e definindo as regras desse modelo. Esse aditivo vai completar  o contrato anterior e deve conter:

 - Jornada de trabalho: segundo o artigo 62, III da CLT, ao trabalhar remotamente, o profissional abre mão do controle de sua jornada de trabalho e, com isso, deixa de ter direito ao benefício de horas extras, já que a empresa não pode controlar o número de horas trabalhadas;
 
 - Estação de trabalho: o artigo 62 também fala que a empresa é responsável pela estação de trabalho de seu funcionário, ou seja, pelo computador, mouse, fone de ouvido e/ou qualquer material que ele precise utilizar para trabalhar. Aqui no Olist, entregamos um computador, com todas as configurações e sistemas necessários, e também estabelecemos um valor em dinheiro para que o profissional compre todos os outros equipamentos necessários. Desse modo, o colaborador tem a liberdade de comprar o equipamento que mais gosta;
 
 - Reembolso: a CLT também detalha que a empresa deve reembolsar o colaborador por despesas decorrentes da atividade de seu trabalho, como internet e energia elétrica. Além disso, no Olist, o colaborador tem a possibilidade de escolher entre trabalhar de casa, recebendo uma ajuda de custo mensal, ou em um coworking, sendo que o Olist paga o aluguel;
 
 - Saúde e segurança: a CLT também diz que, mesmo o colaborador não estando fisicamente no escritório, a empresa é corresponsável pela sua saúde e segurança. Para isso, nós fizemos uma cartilha interna falando sobre a importância de fazer pausas, como sentar de forma correta e outros temas, além de trabalharmos esse tema por meio da nossa newsletter.
 
Também é importante estar no contrato as regras para o momento de rescisão. Deixe claro, por exemplo, qual a política de devolução dos equipamentos. Detalhes como esse precisam ser formalizados para facilitar o processo de desligamento.

Como funciona a gestão do time

Depois de ser contratada, essa pessoa vem para Curitiba e passa uma semana no processo de onboarding. Nós atribuímos um desenvolvedor do squad que ela vai trabalhar para ser o buddy dela, ou seja, um padrinho que o ajuda no período de adaptação. Além disso, organizamos almoços com o gestor para explicar o funcionamento do Olist e também para que se conheçam melhor. Procuramos entender qual o estilo de vida dela, quais seus hobbies e integrá-la ao máximo com o resto do time.

No Olist, o time de tecnologia está organizado em forma de squads, ou seja, unidades autônomas de trabalho com diferentes profissionais que tenham habilidades necessárias para buscar um objetivo de negócio. Esses squads definem os sprints e a forma como vão trabalhar. O papel dos gestores, portanto, é acompanhar as métricas que o time se propõe a cumprir. Por mais que eles tenham bastante autonomia, temos um conjunto de valores e diretrizes que o time de tecnologia deve seguir. Esse documento funciona como uma cartilha de perguntas e respostas que pode ser consultada sempre que o profissional tiver uma dúvida.

Para a execução do trabalho técnico, temos um manual de diretrizes tão detalhado que chega a conter o padrão das colunas em uma tabela, o que precisa conter em um banco de dados, entre outros aspectos. Eu escrevo um rascunho deste documento e compartilho com o time, para que eles contribuam com suas percepções, até chegarmos em uma versão final. Caso exista um impasse em relação a um dos pontos, fazemos uma votação interna para chegarmos em um acordo, um sistema que funciona de forma bastante democrática.

Ferramentas e plataformas que facilitam a gestão do trabalho remoto

No começo, nós achávamos que as ferramentas eram o mais importante. Elas são relevantes, mas não são o principal. Listo aqui algumas que utilizamos na gestão dos times:

 - Coordenar a equipe: para o time de tecnologia, usamos o Jira, uma espécie de kanban mais estruturado. Com ele, consigo ter uma visão clara do que está acontecendo, como está cada projeto e cada tarefa dos desenvolvedores. É por lá que nos baseamos para fazer nossos checks.
 
 - Comunicação: usamos o Slack com toda a empresa, mas, para os desenvolvedores é um canal ainda mais relevante, porque é por lá que acontece a maior parte da nossa interação. Utilizamos essa ferramenta e também as suas integrações com outras plataformas.
 
 - Audioconferência: usamos o Mumble, uma plataforma que suporta um grande números de pessoas sem que haja falha na comunicação, algo que atrapalha muito as reuniões de times remotos. Optamos por utilizar essa ferramenta porque apenas com o áudio os colaboradores focam mais naquilo que está sendo dito e isso melhora a eficiência das reuniões e das cerimônias
Mas não se esqueça, o mais importante para o trabalho remoto dar certo é o mindset das pessoas e os processos fortes para que você consiga coordenar o trabalho da equipe.

Como engajar o time remoto

As pessoas tendem a acreditar que não existem relações de amizade dentro de times remotos, dado que as pessoas não se encontram com tanta frequência, mas falo por experiência própria que isso não é verdade. A única diferença é que o nosso relacionamento e demonstrações de afeto se dão por meio de gifs animados e memes dentro do Slack. É por lá que interagimos, compartilhamos os pequenos acontecimentos e desafios do dia a dia e fortalecemos o senso de time. Mas, claro, essa interação também precisa sair do mundo online, por isso, no ano passado, organizamos também um bootcamp para nossos desenvolvedores.

Foi uma semana, no final do ano, em que trouxemos todos que trabalham remotamente para dentro do Olist. Além de reunir todo o time para fazer o fechamento do ano, fizemos encontros da área de tecnologia para explicar como seria o próximo ano. Um dos dias também foi dedicado a um hackathon, em um formato parecido com o Startup Weekend. À noite também tínhamos happy hours em diferentes bares para uma integração. Pela primeira vez, muitos desenvolvedores se encontraram pessoalmente, mesmo se conhecendo há meses.

Para fazer a gestão da parte mais técnica, utilizamos a metodologia Scrum, mas você pode escolher a que mais fizer sentido para sua empresa. No início, seguimos exatamente como estava nos livros, mas com o tempo percebemos que muitas coisas mudavam no Olist e não fazia sentido continuar sempre com o mesmo processo. Então criamos uma reunião quinzenal para revisarmos e avaliarmos o que funciona e o que precisa ser mudado, então criamos action points para atualizar o processo.

Essa metodologia ajuda muito durante os fluxos de trabalho, porque cria uma cultura de ‘peer pressure’. Se um desenvolvedor demora muito para entregar algo, os outros perguntam se ele está tendo alguma dificuldade ou se aconteceu alguma coisa. É por meio disso que mantemos o time motivado e sempre entregando.

A verdade é que gestão de times de tecnologia, independentemente do seu formato, é um desafio que, cada vez mais, estará na agenda de prioridades do empreendedor. Se você quiser entender mais sobre gestão e estrutura, não deixe de se inscrever para a mentoria online que acontece dia 26/04.

Fonte: Endeavor | 13/04/2018

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