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Como aumentar a produtividade em um escritório contábil?

Toda e qualquer empresa deseja crescer e ter o menor número de custos possível. Sendo assim, é preciso pensar em estratégias para que isso aconteça. Ela pode estar onde você menos espera: entendendo a fórmula de aumentar produtividade da equipe.

Quando se trata de escritórios de contabilidade, essa necessidade acaba sendo ainda maior, devido ao número grande de concorrência.

O que desencadeia em vários outros problemas, como a falta de cliente, sendo necessário pensar em estratégias de captar clientes ou fazer a retenção daqueles que já estão na base.

Ou seja, é muito tempo e dinheiro desperdiçado, é preciso pensar em formas de produzir mais com os recursos que a empresa já tem, ou seja, os colaboradores.

Assim, a pergunta que não quer calar é como:

Produzir mais com menos: aumentar a produtividade da equipe

Se pensarmos em todo o contexto desse problema, percebemos que essa não é uma solução muito fácil de se obter, mas também não é impossível.

Com bastante atenção e persistência, é possível aumentar o número de tarefas diárias e levar a empresa ao sucesso, porém é preciso tomar alguns cuidados pessoais e administrativos para que isso aconteça.

Quando falamos em “aumentar o número de tarefas diárias”, não significa que o seu colaborador ficará com o dobro de tarefas, com o mesmo tanto de horas para serem executadas.

Mas sim, que com a produtividade aumentada, ele conseguirá fazer bem mais com menos tempo e assim, realizar mais atividades.

Para que isso aconteça, separamos algumas dicas de ouro para que o gerenciamento seja feito corretamente e, assim, aumentar produtividade da equipe sem a necessidade de usar recursos maiores.

1. Profissionais são essenciais

Estamos falando de profissionais, pessoas que agregam valor e querem crescer juntamente com a empresa!

Os seus colaboradores são o início de todo o seu processo de produção, pois é através deles que as tarefas são concluídas.

Ao contratá-los é preciso unir um time confiante e que deseja conseguir resultados para a sua empresa.

Caso os seus colaboradores já sejam esses profissionais, para aumentar a produtividade da equipe, é possível focar em cursos profissionalizantes, tornando-os experientes e, cada vez mais, integrados as novidades da atualidade.

2. Tenha o seu cliente ideal em mente

Com o número de empresas de contabilidade que existem atualmente, a concorrência é muito grande, como já falamos anteriormente.

Em estratégias de marketing contábil, é preciso definir a sua persona, ou seja, o seu cliente ideal, antes de mais nada.

Ainda assim, também é preciso definir nichos de mercado que condizem com aquilo que a sua empresa oferece, de modo que o trabalho dos seus colaboradores seja direcionado especificamente para aquilo que dê lucro para a empresa.

Sabendo em quem direcionar as estratégias, o trabalho acontece de forma mais rápida e dinâmica.

3. Organize as tarefas do escritório

Crie um cronograma de tarefas e as organize para cada setor, assim fica mais fácil observar o que está sendo feito e que tipo de trabalho está tendo problemas.

Além disso, com as tarefas organizadas, os colaboradores podem focar em algum desafio que possa atrasar ou gerar problemas para o escritório e resolver de forma tranquila e produtiva, é claro.

Busque ferramentas que te permitam alcançar o potencial máximo da sua equipe de maneira eficiente, transparente e automatizada.

4. Estabeleça metas e prazos

Com datas estabelecidas para as tarefas, todos os funcionários ficarão mais centrados para cumprir o prazo e entregar corretamente o que foi proposto.

Metas e prazos possuem objetivos diferentes, não os confundam. Os prazos são definidos para que as metas sejam cumpridas. Por exemplo, o colaborador deve entregar uma análise até a data x, para que a meta do mês seja alcançada.

As metas incentivam a produção, pois quando atingidas, demonstram a competência de cada pessoa que está trabalhando no caso. Gerando uma maior produção.

Mas lembre-se: crie, sempre, metas alcançáveis.

5. Veja os clientes como parceiros

Isso mesmo, muito mais do que apenas quem faz a sua empresa lucrar, para aumentar a produtividade da sua equipe, é preciso ver os seus clientes como parceiros na sua estratégia.

Entenda que ele precisa confiar a você todos os dados da empresa e, por isso, é essencial que a relação entre você e o cliente seja boa.

Assim, caso algo atrase, de ambas as partes, o trabalho poderá ser concluída sem a necessidade de um problema maior.

6. Seja um líder, não apenas um chefe

E por último, mas não menos importante: o clichê em ser um líder e não apenas um chefe para a sua equipe.

Não há nada que desmotive mais as equipes do que chefes que demonstrem a sua autoridade a todo minuto. É preciso desejar que os seus colaboradores cresçam.

Aproveite a relação interna entre as pessoas para criar um ambiente agradável. Se preocupe com seus profissionais, pois eles estão ali para ajudar a empresa a crescer.

Essa pode ser uma das formas mais práticas, ágeis e efetivas para que a produtividade vá acima do desejado.

Todos esses cuidados e demonstração de atenção fará com que seus funcionários trabalhem duro nas tarefas. O que levará a empresa ao sucesso absoluto.

Fonte: Jornal Contábil - 19/02/2020

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