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Vai contratar? Confira os documentos para admissão e suas obrigações

No momento que você vai contratar um profissional, precisa ter atenção para os documentos para admissão. Eles são obrigatórios para formalizar a contratação. Onde você vai ter informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.

As formalidades e burocracia dos registros exigidos pelo Ministério do Trabalho, pode confundir os profissionais de RH ou Departamento Pessoal. Vamos mostrar para você quais são estes documentos para admitir um funcionário.

Para que serve os documentos de admissão?
Ao contratação de um funcionário exige que o recém-contratado apresente uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal da empresa. É um processo trabalhoso, mas que justifica a exigência da apresentação dos documentos.

Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador.

A empresa vai precisar ter conhecimento sobre alguns direitos trabalhistas e contribuições como: salário-família, pensão alimentícia e IRRF, que são informações sobre dependentes do empregado.

Uma questão importante é que a admissão só pode ser formalizada por meio da apresentação dos dados contidos nas certidões. Ou seja, a regularidade da empresa e da situação do funcionário dependem da apresentação das declarações.

As exigências do Ministério do Trabalho garante que a qualquer momento poderá fazer uma fiscalização na empresa. Para evitar problemas que vá levar a uma ação judicial e manchar a imagem de seu negócio, é necessário que você obedeça a burocracia de contratação.

Atestado de Saúde

Documento importante a ser apresentado são os atestados de saúde ocupacional, previsto no artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. O atestado comprova o estado de saúde do empregado. Esse atestado pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Avaliando  se o profissional adoeceu por culpa da empresa ou não.

Para admissão de um funcionário, qual a documentação necessária?
Veja a lista de documentos para admissão:

  • original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • cópia do RG;
  • cópia do CPF;
  • título de eleitor para maiores de 18 anos;
  • comprovante de residência;
  • inscrição no PIS/Pasep;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
  • certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
  • declaração de concubinato na CTPS, no caso de a pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
  • certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
  • cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
  • caso haja, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
  • fotos;
  • CNH, no caso em que a profissão exija o trabalho com veículos.

Quais são os prazos para o gerenciamento da documentação?
A empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. Sendo registradas as informações necessárias e devolvendo as certidões dentro do prazo. O ideal é que, no ato da devolução, seja feito um contrarrecibo.

O trabalhador deverá ser registrado na carteira de trabalho, num prazo de 48 horas. E a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT.

Informações que devem constar na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.

Também deve ser informado no Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que realizou nova contratação. Isso deve ser realizado até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações.

Documentos que devem ser preenchidos pela a empresa na hora da admissão:

  • Carteira de Trabalho;
  • Ficha de Registro de Empregados;
  • Contrato de Experiência;
  • Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
  • Registro de Ponto;
  • Ficha de Salário Família;
  • Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

Essas fichas, termos e documentos admissionais precisam ser preenchidos antes da iniciação do colaborador nas atividades diárias.

Documentos que não podem ser exigidos na admissão:

  • Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
  • registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
  • dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;
  • exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • exame de HIV.

Esse tipo de exigência da empresa é uma forma de discriminação. Que poderia provocar o constrangimento do empregado e prejudicar a imagem dele no trabalho. Além disso, quem pede essas declarações aos seus funcionários pode sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.

Agora você já sabe o que deve fazer quando for contratar um funcionário. E as exigências que deve cumprir, sem deixar nenhuma de lado. Esperamos que este artigo tenha ajudado você.

Fonte: www.jornalcontabil.com.br | 17/03/2020.

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