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MEI: Como fazer a gestão de fornecedores e compras da minha empresa?

Antes mesmo de começar um novo negócio e tirar aquela ideia do papel, uns dos principais pontos que devem ser analisados é onde estão os melhores fornecedores para o seu segmento?

Encontrar bons fornecedores não é uma tarefa muito fácil e será necessário fazer uma verdadeira caça para encontrá-los.

Independentemente se você fará a revenda de produtos ou a prestação de serviços, com toda a certeza seu negócio vai precisa de insumos de matéria-prima ou de mercadorias com boa qualidade.

Além disso, você deve adquiri-los com fornecedores que ofereçam condições especiais para Microempreendedores.

Aqui neste post, vamos listar algumas dicas e ideias de como encontrar bons fornecedores e também de como fazer um processo de compras organizado, contribuindo para a saúde financeira da empresa. 

O que você vai encontrar por aqui:

  • Como encontrar e escolher bons fornecedores?
  • Processo de compras para o MEI
  • Limite de compras MEI
  • 5 dicas para fazer a gestão de fornecedores e compras

Como encontrar e escolher bons fornecedores?
Os fornecedores são elementos cruciais para o desenvolvimento de um negócio, é a partir deles você poderá obter algumas vantagens competitivas.

Os benefícios em encontrar bons fornecedores são muitos, mas antes de fechar parcerias é necessário ter em mente quais são os principais objetivos da sua empresa e trabalhar para conquistá-los, como por exemplo adquirir mercadorias com preços mais baixos ou optar por ter mercadorias com qualidade superior aos dos seus concorrentes.

O ponto principal é que para fazer um negócio rodar é preciso encontrar quem fornecerá os insumos necessários, e é aqui, nesse momento que a dificuldade pode aparecer. Mas o importante é não desistir pois vamos te ajudar nesta tarefa e te apresentar dicas valiosas para encontrar os fornecedores ideias.

Onde encontrar fornecedores para meu negócio?
Apesar da busca na internet ser uma ação válida para encontrar bons fornecedores, ainda não é a mais eficiente. Então aí vão algumas dicas para chegar até os bons fornecedores:

1 – Liste todos os itens: antes de iniciar uma busca faça um levantamento detalhado de todos os materiais que serão necessários para seu negócio rodar, evitando assim esquecer algo importante e ter que realizar o processo novamente;

2 – Procure por polos: você já deve ter ouvido falar que existem estados e cidades que são referências na fabricação de produtos de um setor específico. Por exemplo, os municípios de Americana, Hortolândia, Nova Adessa, Santa Bárbara d’oeste e Sumeré no Estado de São Paulo, juntos, são conhecidos como o maior pólo da indústria têxtil do Brasil. 

Então, independentemente do seu ramo, muito provavelmente existam pólos com uma enorme quantidade de fornecedores que poderão atendê-lo;

3 – Frequente feiras e congressos: em todo o Brasil, durante o ano, existem feiras e eventos destinados à um setor específico para compra, venda e divulgação de produtos.

É muito importante frequentar esses eventos para estar sempre por dentro das tendências de mercado, inovações e também para conseguir o contato dos melhores fornecedores para as mercadorias que você busca. 

Fique sempre atento as datas desses eventos para garantir o ingresso e garantir a participação;

4 – Faça visitas presenciais: após descobrir onde fica o pólo do seu segmento, ou de conseguir o contato de um fornecedor na internet ou em uma feira, é aconselhável fazer uma visita para conhecer melhor o produto, a qualidade, a logística e também negociar prazos e demais condições para depois começar a parceria;

5 – Procure fornecedores locais: é muito comum ter outras pessoas que trabalham no mesmo segmento que o seu pelas redondezas do seu negócio. Nesses casos, você poderá ir até elas e fazer uma pesquisa para tentar encontrar fornecedores mais próximos. 

Os fornecedores locais são uma boa opção, levando em conta os prazos e os menores valores para as entregas. 

Como escolher os melhores fornecedores?
Depois da sua busca, suponhamos que tenha conseguido montar uma lista de potenciais fornecedores para cada insumo e mercadoria que precisa para seu negócio. Nesse momento, é necessário filtrar os melhores contatos para poder começar a fechar negócios.

Pesquise a fundo cada fornecedor, verificando sua reputação no mercado e suas informações na Junta Comercial ou também realizando uma consulta do seu CNPJ em órgãos especializados. Alguns pontos-chave são muito importantes nesse processo de escolha:

Qualidade: O insumo (matéria, produto, equipamento etc) ofertado deve cumprir às especificidades técnicas requisitadas e ser disponível na quantidade correta e com boa qualidade, ou seja, não apresentando defeitos de fabricação e/ou outros problemas.

Preço: Além da qualidade, deve-se considerar o valor que custará cada item. Faça orçamentos com, no mínimo, três empresas para cada insumo, tendo assim mais opções de compra. Verifique as condições disponibilizadas em cada oferta e escolha aquela que tenha melhor custo-benefício.

Prazo de entrega: o preço e a qualidade não são os únicos fatores que contam na escolha. É imprescindível que os fornecedores tenham um bom sistema logístico, para que cada encomenda chegue no seu tempo certo e sua produtividade não seja prejudicada. 

Isso se torna mais fácil se as empresas contratadas possuírem unidades ou estoques próximos ao seu local de trabalho, encurtando distâncias e diminuindo o tempo da mercadoria chegar até o seu negócio.

Confiabilidade dos fornecedores: descubra a reputação dessas empresas no mercado e se a situação financeira está estável (para que não aconteça o problema de algum fornecedor falir e te deixar na mão). 

Também verifique se eles oferecem um bom atendimento de pós-venda com suporte eficiente, caso seja necessário trocar produtos ou realizar ajustes técnicos.

Dependendo da natureza do negócio, os fornecedores também devem estar preparados para uma variação no número de demandas e outras situações inesperadas. No entanto, para o empreendedor, é recomendável sempre ter um plano B: mantenha o contato com as empresas que não foram selecionadas no caso de algum imprevisto acontecer.

Os fornecedores devem ser vistos como parceiros estratégicos do seu negócio, pois quaisquer variações ou problemas podem influenciar na qualidade de sua oferta e impactar a satisfação do seu cliente. 

Um acompanhamento periódico dos processos, preços e qualidade é recomendável para garantir que está tudo em ordem e evitar surpresas desagradáveis.

Escolher bem e ter uma boa relação com seus fornecedores significa entregar produtos ou serviços de qualidade e no prazo acordado com seu cliente, aumentando sua vantagem competitiva e a satisfação do seu consumidor.

Processo de compras para o MEI
No momento de realizar as compras para seu negócio, é importante atentar-se a alguns detalhes para evitar gastos desnecessários.

É muito importante manter um estoque equilibrado, ou seja, não deve faltar os produtos essenciais para o negócio e nem ter uma quantidade exagerada deles, isso pode gerar um grande volume de mercadorias paradas, acarretando em prejuízo para seu financeiro.

Então, o primeiro passo antes de adquirir alguma mercadoria, matéria-prima ou insumos, é preciso avaliar seu histórico de vendas e seu estoque para saber quais itens têm maior e menor demanda, evitando investir em algo que não será vendido com facilidade ou não será utilizado para produção de um serviço.

Outro ponto importante para manter um controle eficaz, é elaborar o planejamento das compras. 

O planejamento pode ser feito diariamente, semanalmente ou até mensalmente, e sempre fazendo uma análise criteriosa sobre as vendas e o seu estoque. 

Faça uma planilha para anotar quais itens devem ser adquiridos, a quantidade exata de produtos e a melhor data para solicitá-los, considerando a possibilidade de receber descontos de acordo com o volume do pedido.

Este simples cuidado pode trazer uma economia significativa para sua empresa, sendo que esse recurso financeiro pode ser empregado em outras demandas e ajudar a alavancar seu negócio.

Uma boa prática para manter a organização é, além registrar na sua planilha todas as mercadorias que precisam ser adquiridas, anotar também as compras que já foram feitas, registrando todos os dados do pedido como, por exemplo, a data, a quantidade de itens, o valor e o prazo de entrega.

Mas fique atento, pois quando for realizar alguma compra, seja de produtos ou serviços, é recomendável que o MEI use uma nota fiscal. Caso o fornecedor não efetue a emissão desse documento, o empreendedor pode preencher seu próprio talão para fazer essa operação, descrevendo os seus dados nos campos. 

Verifique com Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) da sua região, se no seu caso é obrigatório a utilização da Nota Fiscal de Entrada. Lembre-se também que todos os documentos fiscais devem ser guardados por 5 anos após sua data de emissão.

Limite de compras do MEI
Assim como o limite de faturamento de R$81 mil por ano, o Microempreendedor Individual também possui um limite para as compras. Por isso, é importante estar sempre atento a esse detalhe.

O limite de compras não pode ultrapassar 80% do limite de faturamento, ou seja, o limite máximo anual que o MEI possui para efetuar compras é de R$64.800,00.

5 dicas para fazer a gestão de fornecedores e compras do seu MEI
Dica 1 – Seleção de fornecedores: confronte preços, prazos de entrega, qualidade dos materiais ou dos serviços e flexibilidade nas formas de pagamento, analise tudo até encontrar os melhores fornecedores;

Dica 2 – Entradas e saídas: registre absolutamente tudo que sai do seu estoque e tudo que entra, ter esse controle é fundamental para efetuar as compras dos materiais;

Dica 3 – Análise de vendas: faça com frequência uma análise das vendas para conhecer os produtos ou serviços que mais vendem e os que menos vendem. Assim, será possível determinar quais materiais não podem faltar para seu negócio rodar;

Dica 4 – Sazonalidades: fique sempre atento às sazonalidades, ou seja, lembre-se que existem datas ou épocas do ano que as vendas vão aumentar e outros momentos que podem diminuir a procura por algum produto ou serviço. O ideal é antecipar esses períodos para alinhar as demandas junto aos fornecedores;

Dica 5 – Busque por aliados: fazer o controle de estoque, vendas, compras e ainda ter tempo para as outras atividades do dia a dia pode ser bastante cansativo. 

Fonte: VHSYS | 27/04/2020.

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